By Solusi Strategis Dong in Berita —

Panduan Penggunaan RPA pada Proses Akuntansi

Di tengah dorongan digitalisasi dan otomatisasi proses bisnis, teknologi Robotic Process Automation (RPA) semakin populer digunakan dalam berbagai divisi perusahaan — termasuk di bidang akuntansi.

Kalau dulu tugas-tugas seperti pencatatan transaksi, rekonsiliasi bank, hingga pelaporan keuangan dikerjakan secara manual dan repetitif, kini RPA hadir sebagai “asisten digital” yang bisa menjalankan tugas-tugas tersebut secara otomatis, cepat, dan minim kesalahan.

Yuk, kita bahas lebih lanjut bagaimana cara kerja RPA dalam konteks akuntansi, serta bagaimana kamu bisa mulai mengimplementasikannya di perusahaan atau tim keuanganmu.

Apa Itu RPA dan Kenapa Cocok untuk Akuntansi?

Robotic Process Automation (RPA) adalah teknologi yang memungkinkan kamu membuat bot (robot digital) yang bisa meniru interaksi manusia dengan antarmuka komputer. Bot ini bisa membuka file, klik aplikasi, copy-paste data, mengisi form, kirim email, dan lainnya—tanpa lelah dan tanpa protes.

RPA sangat cocok untuk dunia akuntansi karena:

  • Banyak tugas yang bersifat repetitif dan berbasis aturan
  • Dibutuhkan akurasi tinggi
  • Proses yang berulang tiap bulan/tahun
  • Volume data yang besar

Proses Akuntansi yang Bisa Diotomasi dengan RPA

Beberapa contoh proses akuntansi yang bisa diotomasi menggunakan RPA antara lain:

1. Pencatatan Transaksi Harian

Bot RPA bisa mengambil data dari sistem POS, email invoice, atau spreadsheet, lalu memasukkannya secara otomatis ke software akuntansi seperti SAP, Oracle, QuickBooks, atau Xero.

2. Rekonsiliasi Bank

Biasanya proses ini menyita waktu karena harus mencocokkan laporan bank dengan data internal satu per satu. Bot RPA bisa membaca file bank statement, bandingkan dengan data internal, dan menandai perbedaan.

3. Proses Accounts Payable dan Receivable

Mulai dari mencocokkan invoice, mengisi form pembayaran, hingga mengirim notifikasi kepada tim keuangan — semuanya bisa diotomasi.

4. Pembuatan Laporan Keuangan Bulanan

Daripada menyalin angka dari berbagai sumber, bot bisa mengambil data dari berbagai sistem dan menyusunnya dalam template laporan yang telah disiapkan.

5. Audit Trail Otomatis

RPA bisa membantu mencatat siapa mengakses data apa dan kapan, yang penting untuk keperluan audit dan compliance.

Manfaat RPA dalam Proses Akuntansi

Mengimplementasikan RPA dalam proses keuangan dan akuntansi membawa sejumlah keuntungan nyata:

  • ✅ Efisiensi waktu: Proses yang biasanya butuh berjam-jam bisa selesai dalam hitungan menit.
  • ✅ Mengurangi human error: Bot hanya akan melakukan apa yang diprogram, tanpa typo atau kelupaan.
  • ✅ Hemat biaya jangka panjang: Meski butuh investasi di awal, dalam jangka panjang RPA mengurangi biaya operasional.
  • ✅ Kepatuhan yang lebih baik: Semua aktivitas bot bisa dilacak dengan jelas.
  • ✅ Meningkatkan fokus SDM: Tim akuntansi bisa fokus pada analisis keuangan daripada tugas rutin.

Langkah-Langkah Menerapkan RPA dalam Akuntansi

Langkah 1: Identifikasi Proses yang Bisa Diotomasi

Pilih proses yang:

  • Repetitif
  • Volume tinggi
  • Rule-based (berdasarkan logika yang jelas)
  • Tidak memerlukan banyak judgement manusia

Contoh: input invoice, konfirmasi pembayaran, dan lain-lain.

Langkah 2: Pilih Platform RPA yang Sesuai

Beberapa tools populer:

  • UiPath – mudah digunakan, cocok untuk enterprise
  • Automation Anywhere – kuat untuk skenario kompleks
  • Microsoft Power Automate – cocok untuk integrasi dengan produk Microsoft
  • Blue Prism – unggul dalam keamanan dan compliance

Pilih berdasarkan kebutuhan tim, sistem yang digunakan, dan budget.

Langkah 3: Lakukan Proof of Concept (POC)

Sebelum mengotomasi semua proses sekaligus, coba implementasikan pada satu proses kecil terlebih dahulu untuk mengukur hasil dan mengidentifikasi hambatan teknis atau operasional.

Langkah 4: Bangun Bot dan Lakukan Uji Coba

Biasanya akan melibatkan:

  • Developer (jika ada scripting)
  • Tim akuntansi (untuk validasi proses)
  • Analis (untuk pengujian hasil)

Langkah 5: Monitoring dan Optimasi

Pantau performa bot, pastikan bot berjalan sesuai harapan. Jika ada perubahan format input (misal template invoice berubah), lakukan penyesuaian.

Tantangan dan Hal yang Perlu Diwaspadai

Meskipun terlihat menjanjikan, RPA bukan tanpa tantangan:

  • Bot mudah rusak jika sistem upstream berubah (misal halaman login berubah)
  • Butuh training tim internal
  • Perlu governance dan kontrol agar tidak terjadi penyalahgunaan
  • Integrasi sistem lama (legacy system) kadang tricky

Solusinya adalah membangun dokumentasi proses, rutin melakukan maintenance, dan memilih vendor RPA yang memiliki komunitas/support aktif.

Studi Kasus Singkat

Sebuah perusahaan logistik di Indonesia menggunakan RPA untuk mengotomasi proses invoice lebih dari 200 vendor setiap bulan. Sebelumnya dikerjakan oleh 3 staf akuntansi penuh waktu.

Setelah menggunakan RPA selama 6 bulan:

  • Waktu proses turun 80%
  • Error dalam input invoice turun 95%
  • Tim keuangan kini bisa fokus pada negosiasi pembayaran dan cash flow projection

Jadi, Apakah RPA Cocok untuk Bisnis Kamu?

Kalau kamu merasa proses akuntansi di tempatmu:

  • Menguras tenaga
  • Banyak copy-paste data
  • Banyak proses yang sama tiap bulan
  • Sering error karena kesibukan

...maka sudah saatnya mempertimbangkan penggunaan RPA.

Investasi RPA tidak harus mahal. Bahkan tim kecil pun bisa mulai dari satu bot sederhana. Yang penting, proses bisnis makin rapi, cepat, dan efisien.

Penutup

RPA bukan cuma tren teknologi, tapi solusi praktis untuk menyederhanakan tugas akuntansi yang sering kali membosankan dan melelahkan. Dengan Tips Penggunaan RPA pada Proses Akuntansi, akuntan bisa kembali ke tugas utamanya: menganalisis angka, bukan sekadar mengetik angka.

Kalau kamu ingin mendorong efisiensi dan kecepatan kerja tim keuangan, sekarang saatnya mempertimbangkan penerapan RPA secara strategis.